Innri vefir geta gefið af sér mikla hagræðingu í vinnuferli starfsmanna. Á undanförnum árum hefur átt sér stað mikil þróun í gerð og notkun þeirra.
Nýlega birti Jakob Nielsen grein um tíu innri vefi sem valdir voru bestir árið 2008 í vikulega veftímariti sínu Alertbox, en undanfarin ár hefur hann framvæmt ítarlega úttekt og samanburð á innri vefjum fyrirtækja. Þrjú fjármálafyrirtæki eru á listanum en þau verja óhemju fjármagni til þess að vinnulag og samskipti séu sem skilvirkust og hagkvæmust. Flest fyrirtækin á listanum eru mjög stór, með að meðaltali 50.000 starfsmenn. Á listanum er þó er ein lítil stofnun, Samgönguráðuneyti Nýja Sjálands með 200 starfsmenn. Þetta eru áhugaverðar fréttir fyrir Ísland og sýnir að smærri fyrirtæki og opinberar stofnanir ættu að sjá tækifæri í góðum innri vefjum.
Í samantekt Jakob Nielsen koma fram atriði sem bestu innri vefirnir eiga sameiginleg. Flestir innri vefir á listanum notuðu mesta plássið á forsíðunni fyrir fréttir. Innri vefir eru kjörin leið til þess að koma á framfæri ýmsum upplýsingum, fréttum og skilaboðum til starfsmanna. Þá eru myndskeið einnig að verða vinsælli á innri vefjum til þess að koma upplýsingum á framfæri, þau eru skemmtileg viðbót við upplýsingar á textaformi og hægt er að koma miklu efni til skila með stuttu myndskeiði.
Vinsælasta virknin á innri vefjum er í stöðugri þróun og allt miðar að því að gera þá stöðugt öflugri og notendavænni. Þessi virkni er ýmis konar og þar má t.d. nefna starfsmannaleitina, en hún er örugglega mest notaða tólið á innri vefjum í dag. Þá er ein innskráning þvert á öll kerfi (single sign on) á innri vefjum einnig að verða vinsælli og sífellt betri.
Margir bestu innri vefirnir eiga það sameiginlegt að vera með samræmda uppsetningu fyrir allan vefinn sem þýðir að þegar notendur hafa lært á einn hluta vefjarins eiga þeir auðvelt með að læra á annan. Þeir sem hafa umsjón með vefnum eiga auðvelt með að halda forminu samræmdu með síðusniðmátum sem flest vefumsjónarkerfi bjóða upp á.
Stöðugt meiri áhersla er lögð á að notendur geti klárað verkefni á innri vefnum í stað þess að þurfa að hringja í aðra innan fyrirtæksins, eins og t.d. þegar panta þarf fundarherbergi, veitingar, o.s.frv. Þá þurfa form og eyðublöð að verða notendavænni. En áherslan er einnig á að starfsmenn eigi auðvelt með að finna ákveðna kunnáttu innan fyrirtækisins sem liggur hjá ákveðnum starfsmanni. Einn af sigurvegurunum í ár stóð sig mjög vel með glæsilega sérfræðingaleit með fjölda virknieininga sem hjálpa starfsmönnum að finna sérfræði kunnáttu innan fyrirtæksins.
Í samantekt Jakob Nielsen kemur fram að innri markaðsseting á innri vef er gríðarlega mikilvæg. Allt sem er nýtt þarf að innleiða og kynna sérstaklega fyrir starfsmönnum. Þú afhendir ekki starfsmönnum verkfæri án leiðbeininga.
Innri vefur er mjög gagnlegt vinnutæki sem í tímans rás er alltaf að verða betri og afkastameiri. Hins vegar, hafa ekki mörg fyrirtæki lagt út í það að mæla ávöxtun á fjárfestingu þess að endurhanna innri vefinn sinn. Það er þó mikilvægt að geta séð tölurnar á bak við endurhönnun og setja sér mælanleg markmið.
Ávinningur þess að bæta innri vefi er mikill. Fram kemur í niðurstöðum rannsókna NNGroup, en Jakob Nielsen er í forsvari þess hóps, að framleiðsla eykst að meðaltali um 72% þegar farið er út í miklar lagfæringar á nytsemi innri vefja. Til þess að lagfæra innri vefi með nytsemi í huga þarf að þarfagreina þá og prófa á notendum. Síðan eru þeir bættir í samræmi við niðurstöður.
Nokkur fyrirtæki á topp tíu listanum mældu ávinning endurhönnunar. Hjá Bank of America var sá tími sem tók starfsmenn að klára ellefu mismunandi verkefni á innri vefnum mældur. Eftir endurhönnun minnkaði meðaltími þess sem það tók starfsmenn að klára verkefni um helming, frá 43.6 sekúndum í 21.7 sekúndur. Eftir endurhönnun á innri vef Campbell jukust heimsóknir á innri vef um 727% daglega, en hins vegar minnkaði fjöldi síðna sem notandi skoðaði í hvert skipti sem hann fór inn á innri vefinn frá rúmlega 9 í tæplega 1,5 að meðaltali. Á heildina litið jókst fjöldi skoðaðra síðna á innri vef Campbell einungis um 30% og ef fólk rýnir ekki vel í tölfræðina mætti halda að endurhönnunin hefði ekki skilað miklu. En þvert á móti heppnaðist hún mjög vel þar sem starfsmenn notuðu innri vefinn talsvert meira eins og 727% aukning á heimsóknum sýnir og voru auk þess miklu fljótari að komast að því efni sem þeir leituðu að í hvert skipti sem þeir notuðu innri vefinn.
Eins og staðan er í dag er engin töfralausn eða töfrauppsetning á innri vefjum sem virkar fyrir öll fyrirtæki. Það sem virkar er að byggja upp innri vefinn með því að setja niður markmið hans og skoða vel þarfir fyrirtækisins og starfsmanna og þá hvernig hægt er að nota innri vefinn til þess að hjálpa þeim að klára vinnuferli á skilvirkari og hagkvæmari máta. Að lokum má nefna mikilvægi þess að prófa innri vefinn með raunverulegum notendum. Ef fram kemur í prófunum að eitthvað er ekki að virka fyrir notendur er nauðsynlegt að bæta það. Þeir innri vefir sem standa sig best eru þeir sem eru nytsamlegastir starfsmönnum.