Gerry McGovern skrifar afar góðar greinar um vefi en við höfum nokkrum sinnum endursagt efni greina eftir hann og birt hér á vef SJÁ. Að þessu sinni er hann með afar áhugaverða grein um leit á innri vefjum fyrirtækja (og ekki síður stofnana).
McGovern vill meina að leit á innri vefjum sé oft á tíðum sérlega slöpp vegna þess að ekki er lögð áhersla á að efni (skjöl, myndir o.fl.) finnist og fyrirtæki átta sig ekki á mikilvægi þess að efni finnist. Gæði leitar á innri vefjum er í besta falli slök og í versta falli skemmir hún fyrir. Enginn virðist bera ábyrgð og öllum er sama.
McGovern nefnir sem dæmi fyrirtæki með 20-60 þúsund manna starfslið sem hefur ekki einu sinni fullt starfsgildi í að hjálpa starfsfólki að finna það sem það leitar að á innri vefnum. Hvernig má þetta vera spyr McGovern.
Leit er afar, afar mikilvæg. Google er heimsins verðmætasta vörumerki. Hvers vegna? Google er aðeins leitarvél ekki satt? Allt sem Google gerir er að hjálpa okkur að finna hluti á vefnum hratt og vel? Við vitum þó sem er að það að finna hluti fljótt og vel í okkar mettaða upplýsingasamfélagi er lykillinn í að láta hlutina ganga.
Nú til dags þegar leit ræður á Netinu er afar lélegt að vita til þess að 3 af 5 fyrirtækjum eru ekki mjög ánægð eða alls ekki ánægð með leit á innri vefjum sínum. Samt sem áður fæst í flestum tilvikum minna en eitt stöðugildi til þess að vinna að bættum leitarmöguleikum innri vefja. Leitarflokkar eru t.d. ekki skilgreindir og leitarhegðun notenda er ekki greind (samkvæmt Second annual Global Intranet & Portal Strategies Survey).
Það er mikilvægt að huga að því að málið snýst ekki um að finna hvað sem er á innri vefnum heldur að finna það sem skiptir allra mestu máli eins og þau lykilskjöl og þær lykilupplýsingar sem hjálpa starfsfólki við að vinna vinnuna sína betur. Geta sölumenn og markaðsfólk t.d. fundið myndir, tilboð og sölukynningar fljótt og auðveldlega? Eru þetta örugglega réttu upplýsingarnar?
Hvað er það sem leiðir þitt fyrirtæki áfram, hvaða lykilþættir eru það og er hægt að finna þessa þætti á innri vefnum? Hversu mikill tími sölufólks fer í að leita að hlutum sem annars ætti að fara í sölu og verkefnaöflun? Hefur sölufólk einhvern tímann misst af samningi vegna rangra upplýsinga, rangra samninga o.fl.? Getur verið að þessi tiltekni samningur eða þessar upplýsingar hafi verið þau fyrstu sem komu upp í leitarniðurstöðum?
Í kjarna innri vefja liggur vandamálið. Fólkinu sem útbýr skjölin er alveg sama hvort þau finnist eða ekki. Það er engin samkeppni um það hvaða skjöl koma fyrst upp í leitarvélum (sem er algjörlega andstætt hugsun þeirra sem vilja birtast efst í Google).
Starfsfólk fær fyrirmæli um að skrifa efni og setja á innri vefinn. Þegar efnið hefur verið skrifað og birt er vinnunni lokið. Eða er það? Ef efnið finnst ekki voru skrifin tímasóun, skjalið týnist og ótal klukkutímum er sóað til einskis.
Mikilvægt er að horfa ekki til magns heldur gæða varðandi skjöl til birtingar. Mælið hversu auðvelt er að finna þessi skjöl. Sem dæmi: Eru skjölin sem birt eru fyrir markaðsdeild notuð af sölu- og markaðsfólki? Eða eru skjölin týnd og grafin?
Þýtt og endursagt af vef Giraffe forum